postenehandelsguiden DEMO

Logga in
Select language
Start Hjälp

Länkar

Mall för import

Importera start- och resultatlistor

Det är möjligt att importera hela start- eller resultatlistor till Dans.se. Om dansare, licenser eller par/trior inte redan finns registrerade i Dans.se så skapas de i samband med importen. Finns t ex en dansare eller ett par/trio däremot redan registrerade så kopplas det importerade datat samman med befintliga data och ackumulerade uppflyttningspoäng, eventuella klassförändringar och annat som följer av de nya uppgifterna beräknas automatiskt.

Innehåll på denna sida

Importrutiner och tidigare importerade data

Tävlingsdata importeras av tävlingsarrangören eller av kansliet

Resultat från alla DSF-sanktionerade tävlingar inom BRR importeras så snart resultaten finns tillgängliga.

I vissa fall lägger istället tävlingsarrangören själv in resultaten direkt i Dans.se under pågående tävling. Om så sker finns alla tävlingsresultat att läsa både i Dans.se och på webbplatserna hos alla de klubbar som automatiskt hämtar information från Dans.se samtidigt som de offentliggörs under pågående tävling.

Äldre tävlingar importerade

Inom BRR finns samtliga öppna BRR-tävlingar importerade från 2001-01-01. Ambitionen är att även tiotävlingar skall importeras.

Import från sekretariatsprogram

Dance Perfect (DP)

I topmenyn i DP väljer ni "File > Export > Result list for Dans.se". Sedan är det bara att importera resultatfilen direkt till Dans.se.

Vote4Dance

Finns möjlighet att ta ut färdiga filer för import till Dans.se.

Förberedande och uppladdning av data

Innan resultatlistorna kan importeras till Dans.se så måste de först struktureras med alla data samlade i rubriksatta kolumner. Om resultatlistan bara finns som PDF så måste den först konverteras till något mer lätthanterligt format, t ex Microsoft Excel. För det finns det en mängd gratisprogram eller fria webbtjänster att tillgå.

När man fått in allt data i Excel eller liknande måste datat struktureras enligt importmallen (se länk ute till höger). Ordningen på kolumnerna har ingen betydelse. Inte heller skiftläget men däremot att kolumnrubrikerna i övrigt matchar importmallen.

Kolumnen "Klass"

Ni kan ange namnet eller förkortningen på klassen, exempelvis "Bugg Vuxen B" eller "BVB". Om två eller flera klasser startat gemensamt så kan ni valfritt ange den klass de är anmälda till eller den sammanslagna klass de startat i. Om ett par är anmälda till BVB och klassen startar tillsammans med BJA så kan ni välja att vid import ange klassen som "BVB" eller "BJA/BVB". Klasserna måste separeras med ett snedstreck (/).

Om anmälan inte gjorts via Dans.se så är det att föredra att endast ange den klass de är anmälda till, alltså endast "BVB".

Vid sammanslagna klasser kan ni välja att skriva ut grenen endast på första klassen, exempelvis kan ni istället för "BJA/BVB" skriva "BJA/VB" eller "Bugg Junior A / Vuxen B". Däremot kan ni inte utelämna klassnivån även om den är densamma, dvs ni måste skriva ut R:et i båda klasserna i "Bugg Junior R / Vuxen R".

Om klassbeteckning saknas på en rad men är angivet ovanför på en tidigare rad så kommer Dans.se vid importen att förutsätta att klassen är densamma som tidigare. Det fungerar därför bra att ange endast klasserna som rubriker på egna rader.

Övriga kolumner

Startnummer En siffra eller blankt. Om det redan finns en anmälan registrerad i Dans.se med samma startnummer inom samma klass så kommer Dans.se i första hand att tolka det som en uppdatering av befintlig information.

Placering Kolumnen "Placering" kan lämnas blank eller uteslutas om inga resultat eller strykningar ännu finns att tillgå. Eventuella stjärnor som markerar u-poäng kan lämnas kvar men kommer att ignoreras vid importen. Som placering kan också anges S, U, D, ITG, U1, U2 eller U3 (S=Struken, U=Utgått, D=Diskvalificerad, ITG=Ingen Tävling Genomförd, U1, U2, U3 = stannat i uttagning 1, 2 respektive 3).

Namn 1, Namn 2 och Namn 3 Namnen på de tävlande i paret/trion. Om det är en trio och ni använder CSV-format så kan ni ange namnen på både dansare två och tre i kolumnen "Namn 2" med en radbrytning emellan internt i cellen.

Klassrubrik Vid import används "Klassrubrik" helt synonymt med "Klass". Om båda kolumnerna finns med i importfilen och innehåller data så används i första hand data från kolumnen "Klass" och i andra hand från kolumnen "Klassrubrik". Orsaken till att båda kolumnnamnen kan användas vid import är att de båda kan visas samtidigt vid export från Dans.se och har då olika utformning och funktion. Eftersom vi vill kunna återimportera samma filformat som tidigare exporterats så fungerar båda vid import.

Obligatoriska kolumner

Importfilen måste som minst innehålla kolumnerna "Namn 1", "Namn 2" samt "Klass" eller alternativt "Klassrubrik".

Specialfunktioner som underlättar

Eftersom resultatlistor ofta är strukturerade på liknande sätt så tillåts vissa specialuppställningar.

Stjärnor ignoreras Om en cell i klasskolumnen endast innehåller stjärnor behandlas den på samma sätt som cellen vore tom

Klassrad Det fungerar bra att på en rad endast ange en klass och inget annat.

Två dansare i samma cell Om dansare två och tre i en trio är skrivna i samma cell med en radbrytning inuti cellen kommer de att splittras upp i dansare två och tre förutsatt att cellen omges av dubbelapostrofer.

Skräprader ignoreras Innehåller raden ingen användbar information ignoreras raden.

Se upp med förkortningar på klubbar och dansskolor!

De förkortningar som finns på resultatlistorna för olika klubbar och dansskolor är inte alltid konsekventa och det finns till och med vissa förkortningar som används av flera organisationer, t ex används förkortningen "ND" för såväl "Norrskensdansarna" och "Nerikes Dansskola". Därför måste ibland vissa förkortningar justeras innan resultatlistan kan importeras till Dans.se.

Innan importen kan det därför hända att vissa förkortningar måste justeras.

Hantera tilldelade UP/prickar

Ni kan låta systemet automatiskt beräkna antalet tilldelade UP/prickar baserat på resultat och antal startande. I de fall det avviker från det vanliga behöver ni dock ange värdet manuellt. Det kan göras genom att redigera resultaten efter importen eller genom att ange värdet i en egen kolumn i importfilen som ni döper till UP, prickar eller points. Ni behöver dock endast ange ett värde då det avviker från det brukliga och lämna det tomt/blankt då det skall beräknas automatiskt. Observera att en nolla ("0") inte är tomt utan ett specifikt värde.

Skapa importfil och importera till Dans.se

Efter att datat är färdigstrukturerat så måste det sparas till en vanlig tabbseparerad textfil. Om ni använder Excel så kan ni i Arkiv-menyn välja "Spara som..." och i dialogrutan sedan välja formatet Text/CSV (*.csv).

Spara filen som skall importeras i CSV-format, dvs en semikolonseparerad textfil med datafälten inneslutna inom dubbelapostrofer. Filformatet är mycket vanligt och alla kalkylprogram, t ex MS Excel, kan skapa CSV-filer.

Plocka upp tävlingen i Dans.se och klicka på ikonen "Importera data". Där är det sedan möjligt att förhandsgranska filen innan den importeras skarpt. Det är också möjligt att begränsa så bara ett visst antal par/trior importeras åt gången vilken kan vara bra att utnyttja om man känner sig osäker. Tänk på att välja rätt teckenkodning i importinställningarna. Om ni skapat CSV-filen i en Windows-miljö så är filformatet vanligtvis "Windows (1252)".

Hur informationen tolkas

Identifiering av dansare och hantering av licensuppgifter

Först kontrolleras om det redan finns registrerat någon dansare med samma namn som någon gång haft licens inom aktuell klubb. Vid jämförelse av namn finns en viss tolerans i stavningen, t ex identifieras Christina även fast det skulle vara stavat Kristina. Även smeknamn fungerar om de finns registrerade i systemet så Christina kan hittas även fast det står Tina i resultatlistan. Förutsatt att det finns registrerat i Dans.se kan även tidigare efternamn användas så att om exempelvis Christina Svensson tidigare hette Andersson i efternamn så kan hon identifieras även om det i resultatlistan står Tina Andersson. Finns ingen träff bland tidigare registrerade dansare så registreras istället en ny dansare i systemet.

När en ny dansare skapas så registreras samtidigt en ny licens inom klubben för det helår under vilken tävlingen genomförs. Om tävlingsklassen kräver höglicens så antas den nya licensen också vara höglicens, annars sätts licenstypen som okänd. Detta förfarande medför att licenser i Dans.se ibland kan felaktigt kan markeras som höglicens eller tillskrivas längre giltighetstid än de egentligen har.

Osäkerheten bland licensuppgifterna kan dock elimineras genom import av licenslistor. Det fungerar bra att göra även efter det att alla start- och resultatlistor har importerats eftersom de nya riktiga licensuppgifterna då ersätter de gamla preliminära licensuppgifterna. Systemet kontrollerar även automatiskt om det finns licensuppgifter som inte förefaller riktiga, t ex i tiden överlappande licenser för samma dansare inom två olika klubbar eller personer med låglicens som startat i klasser som kräver höglicens.

Om det finns flera potentiella dansare som matchar

Finns det flera personer med matchande namn med licens inom aktuell klubb så kontrolleras paret/trion som helhet. Om någon av de potentiella dansarna sedan tidigare finns registrerat i ett par/trio som matchar paret/trion i importdatat så väljer systemet den dansaren. Om det inte finns något matchande par/trio eller om det finns flera olika redan registrerade potentiella par/trior som alla matchar importdatat så importeras inte den raden alls utan lämnas istället för manuell granskning.

Om paret trion inte finns

När dansarna har identifierats eller skapats så kontrolleras om det finns ett befintligt par/trio med de ingående dansarna. Finns inte det så registreras det nya paret/trion i systemet.

Kontroll av ny klasstillhörighet för aktuellt par/trio och relaterade par/trior

Om paret beroende på tidigare ackumulerade och nu erhållna uppflyttningspoäng skall flytta till en högre klass så registreras denna uppflyttning.

Om någon av dansarna i paret/trion istället tävlar i en högre regelgrupp än de gjort tidigare och erhåller en placering så kontrolleras eventuella effekter detta har på relaterade par/trior. Om ett relaterat lag skall flytta upp så registreras även denna uppflyttning i systemet.

Identifiera och radera duplicerade tävlingsanmälningar

Om en tävlingsanmälan finns inlagd redan innan importen och det i importfilen finns motstridiga uppgifter om anmälan/resultatet så kommer det att skapas en ny duplicerad tävlingsanmälan. Både den gamla och den nya tävlingsanmälan kommer att rödflaggas och en av dem kommer att behöva raderas.

Om ingen av anmälningarna/resultaten har signerats eller har några kommentarer så spelar det ingen roll vilken anmälan som raderas så länge ni ser till att den som blir kvar innehåller korrekta uppgifter.

Om den befintliga anmälan är signerad av klubbansvariga så är det en fördel om ni behåller den som är signerad eftersom ni då också behåller information om när och av vem som den signerats. Enklaste sättet att se att en anmälan är signerad av klubbansvariga är att färgen i listan på klubbnamnet ändrat färg från svart till grönt. Rent praktiskt så korrigerar och sparar ni då först uppgifterna för den signerade anmälan och därefter raderar ni den icke signerade anmälan.

Efterkontroll

Start- eller resultatlistan

Då man efter importen kikar på start- eller resultatlistan i Dans.se så visas där tydligt genom olika varningar om det exempelvis finns motsägelsefulla uppgifter om vilken klass ett par skall starta i, om tävlingslicensen skall vara hög fast den endast är låg, om någon samtidigt har licens för olika klubbar, om systemet vet att åldersgruppen är felaktig, om paret/trion redan borde ha flyttat upp en klass mm.

Det är inte alls ovanligt att det efter importen framgår att par/trior egentligen borde ha blivit diskade beroende på att de startat i fel klass.

Sök nyskapade duplikat av individer i adressboken

Om ni är förbundsansvariga så kan ni söka efter duplikat av individer som skapats i samband med importen genom verktyget "Admin > Adressbok > Hitta duplikat" . Exempelvis kan ni där söka efter alla personer med anknytning till Danssportförbundet som har samma namn och som har ändrats sista dygnet.

Kontrollera antal startande per tävlingsklass

Genom att granska översikten över de ingående klasserna i en tävling kan man där snabbt se om antalet startande par/trior per klass stämmer överens mellan listan och resultatet efter importen.

© postenehandelsguiden 2018-12-10 E-post info@minaaktiviteter.se