postenehandelsguiden DEMO

Logga in
Select language
Start Hjälp

Arbetsgången steg för steg

Olika tävlingar har olika förutsättningar och det finns många olika sätt att arbeta på och utnyttja Dans.se. Det vi beskriver här är endast ett möjligt sätt att arbeta med Dans.se då ni arrangerar en tävling.

Innehåll på denna sida

Förbundskansliet lägger in tävlingen i Dans.se

I samband med att förbundet ger sanktion till en tävling så lägger de förbundskansliet in tävlingen i Dans.se, inklusive alla klasser och sista dag för anmälan från dansare och klubbansvariga. Om de har tillräckligt med information lägger de även in vilka som är tävlingsledare eller lokala organisatörer.

Lägga till flera lokala organisatörer

För att arrangören skall kunna komma åt nödvändiga data och funktioner i Dans.se måste en eller flera personer läggas upp som tävlingsledare eller lokala organisatörer. Det finns ingen begränsning i Dans.se på hur många lokala organisatörer som kan läggas till på en tävling eller vilka som får vara det. Ni kan till exempel ge en eller flera i sekretariatet behörighet som lokal organisatör så att de själva kan komplettera med sena efteranmälningar och lägga in resultat direkt under pågående tävling.

För att lägga till fler lokala organisatörer till tävlingen så skickar ni ett mejl till förbundskansliet. Har inte personen redan en inloggning till förbundet i Dans.se så se till att få med alla personuppgifter, inklusive e-postadress och fullständigt personnummer.

Sista anmälningsdatum för klubbar och dansare

Sista anmälningsdatum för klubbar kan ni inte ändra själva utan vill ni ändra det så måste ni kontakta förbundskansliet. Sista datumet som enskilda dansare kan preliminäranmäla sig i Dans.se är normalt sju dagar innan anmälan måste vara anmäld/signerad av klubbansvariga. Av hänsyn till klubbansvariga ändras detta datum normalt inte efter att det är inlagt och publicerat .

Logga in till förbundet

För att ni som är registrerade som tävlingsledare eller lokala tävlingsorganisatörer på en tävling skall få tillgång till de data och de funktioner ni behöver så måste ni börja med att logga in till förbundet i Dans.se. Om ni aldrig har fått någon inloggning eller inte har tillgång till era inloggningsuppgifter så be förbundskansliet att de mejlar er en ny inloggningsnyckel.

Eftersom många av er tävlingsfunktionärer också är aktiva inom klubbar och distrikt så är det inte säkert att er förvalda organisation när ni loggar in är förbundet. Vilken organisation ni är inloggade till (om någon) ser ni uppe i högra hörnet. Där kan ni också klicka för att se mer information om er inloggning och byt vilken organisation som ni för närvarande arbetar med. Vill ni kan ni även byta er förvalda organisation under Start > Mina sidor > Inloggningsuppgifter.

Kontrollera alla inställningar och tävlingsklasser

När ni är inloggade till förbundet så letar ni fram er tävling och plockar upp "Redigera inställningar". Detaljer kring inställningarna hittar ni här i handledning under Hjälp > Tävling > Redigera tävlingsinformation.

Välj sista datum för efteranmälan med omsorg

Den viktigaste enskilda inställningen ni som tävlingsorganisatörer måste bestämma er om är sista datum för efteranmälan via Dans.se. Som förval är detta fält blankt vilket innebär att det inte går att efteranmäla sig alls via Dans.se. Att lämna fältet blankt har dock visat sig skapa frustration hos klubbansvariga som varit några minuter eller timmar sena med anmälan. Det blir också besvärligare för er som arrangörer eftersom det blir ni själva som måste lägga in anmälningarna manuellt på annat sätt när klubbarna inte kan göra det.

Följ upp anmälningar och eventuella problem

Ni kan hela tiden i Dans.se följa hur många anmälningar som kommit in och hur de fördelar sig mellan de olika klasserna. Ni kan också se om de verkar finnas problem bland anmälningarna, exempelvis osignerade anmälningar, par/trior anmälda till fel klass, dansare som inte har korrekt licens mm.

Justera vid behov vilken klass par/trior skall starta i

Det är inte ovanligt att ett par/trio anmält sig till vad som var korrekt klass men som därefter har flyttat till en högre klass. Efter att anmälningstiden gått ut eller anmälan signerats av klubbarna så kan klubbarna inte längre själva ändra anmälan i Dans.se utan det måste ni som är tävlingsarrangörer göra. Det är också önskvärt att ni gör sådana förändringar utan allt för stort dröjsmål eftersom det kan påverka deras klasstillhörighet i andra senare tävlingar som de också är anmälda till.

Justera tävlingsklasser och tilldela startnummer

I vad som vanligtvis kallas N-tävlingar, det vill säga tävlingar som innefattar klasser högre än rekryteringsklass, så är det brukligt att tävlingsorganisatören förväntas presentera en starlista omkring två veckor innan tävlingsstart för att den skall kunna läggas in ett programblad och skickas till tryckeri. Innan ni plockar ut en startlista från Dans.se kan ni med fördel utnyttja de funktioner som finns för att definiera vilka klasser som startar tillsammans, vilken ordning klasserna startar i, slumpa startordning och tilldela startnummer.

Hämta ut alla anmälningar från Dans.se

När det närmar sig tävlingsdagen så hämtar ni ut alla data från Dans.se till en Excelfil eller liknande som ni sedan kan arbeta vidare i för att skapa alla de dokument som ni behöver.

OBS! Även efter det att ni exporterat ut alla befintliga tävlingsanmälningar från Dans.se och stängt efteranmälan via Dans.se så är det en stor fördel om ni fortsätter att föra in alla förändringar direkt i Dans.se, såsom strykningar, klassbyten eller sent inkomna efteranmälningar. Det underlättar senare både för er och för deltagande organisationer, bland annat så ser ni direkt om en sent inkommen efteranmälan som gjorts utanför Dans.se verkar felaktig. Trots att antalet efteranmälningar som skett utanför Dans.se vanligtvis är litet så har de ändå visats sig vara en vanlig orsak till diskningar beroende på start i fel klass.

Under tävlingsdagen

Det bäste är om det finns en person som under tävlingen jobbar i eller i nära anslutning till sekretariatet och som har fått behörighet så som lokal tävlingsorganisatör. Denna person kan då under pågående tävling, så snart slutresultaten från en viss klass offentliggjorts, lägga in dem direkt i Dans.se.

Uppflyttningspoäng behöver ni bara sätta manuellt då ni vill att de skall avvika från standard. Annars kan ni beräkna dem i klump i efterhand.

Om ni löpande för in alla förändringar i Dans.se och lägger in resultaten direkt i Dans.se under pågående tävling så är ert arbete i Dans.se i stort klart redan när tävlingsdagen är till ända. Det ändå som återstår är att kontrollera att inga felflaggor finns kvar och att allt verkar ok plus att skicka ett mejl till förbundskansliet och meddela dem att ni är klara i Dans.se med tävlingen.

Eventuell import av data

Om ni inte matat in resultaten direkt i Dans.se och det är många startande så kan ni importera datat i sin helhet ifrån en Excelfil. Alternativt kan ni mejla en reslutat-fil till förbundskansliet i excel- eller csv-format och be dem importera resultaten till Dans.se.

Behörigheten reduceras en vecka efter avslutad tävling

Tävlingsfunktionärer kan själva ändra anmälningar, resultat och tävlingsinformation fram till en vecka efter avslutad tävling. Därefter är det endast kansliet och andra huvudansvariga inom förbundet som kan redigera tävlingsinformationen. Tävlingsarganisatören kan dock farande granska anmälningar, rapporter och annat under en längre tid efter avslutad tävling.

© postenehandelsguiden 2018-12-10 E-post info@minaaktiviteter.se