postenehandelsguiden DEMO

Logga in
Select language
Start Hjälp

Lista över bankgiroinbetalningar via betalfil

Bankgiroinbetalningar (banktransaktioner)  som registrerats via filöverföringen bokförs ofta helt automatiskt via OCR eller annat referensnummer. Ibland fastnar de dock, exempelvis beroende på att någon betalt mer än förväntat på ett visst OCR-nummer.

Innehåll på denna sida

Sök och granska inkomna betalningar

Översikt

All inbetalningsinformation som förts över via betalfiler från Bankgirocentralen (BGC) finns samlade på sidan Admin > Ekonomi > Banktransaktioner. Där ligger information kvar permanent men i utgångsläget så visas endast de banktransaktioner som kräver ytterligare åtgärd. Vill ni se redan färdigkonterade banktransaktioner ändrar ni fältet "Urval" till blankt (inget värde) och klickar på "Sök".

Filtreringsmöjligheter i det gröna sökfältet

Urval Väljer ni "Urval: Färdiga" så ser ni endast banktransaktioner som är bokförda/konterade fullt ut. Väljer ni "Urval: Underbokade" så ser ni endast banktransaktioner där det fortfarande finns belopp kvar att bokföra. Väljer ni "Urval: överbokade så ser ni endast banktransaktioner som där mer pengar har bokförts från inbetalningen än vad som fanns med i inbetalningen. Väljer ni "Urval: återstår" så ser ni endast banktransaktioner som inte är färdiga. Väljer ni "Urval: (blankt)" så tar ni helt bort filtreringen på om de är färdig-, över- eller underbokade.

Bild Här kan ni välja om ni vill begränsa sökningen till endast banktransaktioner som har eller som inte har bilder av traditionella inskannade inbetalningsblanketter.

Ref Väljer ni "Ja" så ser ni endast banktransaktioner som manuellt eller automatiskt tilldelats någon form av referens. Väljer ni "Nej" så ser ni endast inbetalningar som inte fått någon referens. Referenser kan exempelvis koppla inbetalningen till en vissa anmälan, en specifika individer eller en kundfakturor.

Datum Avgränsa sökningen genom att sätta ett från-och-med-datum i vänstra datumfältet och ett till-och-med-datum i det högra datumfältet. Om ni vill kan ni endast ange ett av de båda fälten. Lämna fälten tomma för att ta bort filtreringen på datum.

Kolumnerna i sökresultatet

Plustecknet Klicka på plustecknet för att se mer detaljerad information om inbetalningarna utan att lämna översiktssidan. Finns det bilder kopplade till inbetalningen ser du även dem.

Granska-ikonen Klickar du på ikonen med ett förstoringsglas över ett dokument så hamnar kommer du till en ny sida där du kan redigera och bokföra inbetalningen..

Penningsymbolen Om det finns bokföringstransaktioner kopplade till banktransaktionen så visas en penningsymbol. Klickar du på den så kommer du till bokföringsdelen där du kan se alla detaljer kring hur inbetalningen har bokförts.

Avsändarnamn Detta är den information om avsändaren som BGC skickat med. Fältet går inte att ändra men genom att klicka på namnet så söker ni efter avsändarnamnet i adressboken.

Meddelande Vad den som gjort inbetalningen uppgett i OCR- eller textfältet. Om det är en handskriven betalningsavi tolkar ofta BGC texten och lägger in det i betalningsmeddelandet. Fältet går inte att ändra.

Referenser Detta fält visar vilka objekt inom systemet som betalningen refererar till. Det kan exempelvis vara en anmälan (R-nummer) eller ett individnummer (U-nummer). Detta fält är redigerbart och flera referenser kan kopplas till samma inbetalning men endast giltiga referenser accepteras. Om ni klickat på en referens så länkas ni vidare till objektet som referensen avser.

Belopp Det belopp som BGC skickat med. Fältet är inte redigerbart.

Återstår Visar hur mycket av inbetalningen som återstår att bokföra.

Bokför BG-inbetalningar i klump direkt från listan

Använd gärna denna möjlighet då ni har en eller flera BG-inbetalningar som inte är kopplade till enskilda anmälningar, fakturor eller andra specifika objekt. Det är däremot viktigt att ni inte bokför betalningar av anmälningar, fakturor, medlemsavgifter och andra specifika objekt på detta sätt. Nödvändiga kopplingar till de enskilda objekten kommer då att saknas vilket åsidosätter betalningsuppföljning och automatiska uppdateringar av deltagar- eller medlemsförteckningar mm.

Markera aktuella rader och välj "Åtgärd: Bokför rest"

När du i listan har en eller flera BG-inbetalningar så bocka för de inbetalningar du vill bokföra. Det finns ingen begränsning på hur många inbetalningar du kan bokföra samtidigt. I tabellfoten väljer du sedan "Åtgärd: Bokför rest" vilket syftar på att hela det resterande (ännu inte bokförda) beloppet från inbetalningen skall bokföras.

Nu får du upp en mängd alternativ för hur du vill bokföra inbetalningarna. Om du väljer "Ja" på "Notering från BG-meddelande" så kommer det meddelande som visas på bankgiroinbetalningarna att föras in som notering på de enskilda bokföringstransaktionerna. Väljer du att koppla inbetalningarna till en viss aktivitet samtidigt som du lämna bokföringskonto, resultatenhet mm blankt så kommer dessa att sättas automatiskt utifrån inställningarna från i första hand den enskilda aktiviteten, i andra hand från grundinställningarna för organisationen. Om ni har en mängd inbetalningar för en aktivitet där ni valt att inte registrera enskilda deltagare kan ni alltså enkelt bokföra dem i klump direkt från listan över inbetalningar.

© postenehandelsguiden 2018-12-10 E-post info@minaaktiviteter.se